Aufbau digitaler Geschäftsprozesse

Aufbau digitaler Geschäftsprozesse

Der Berner Bach Chor hat 130 aktive Mitglieder und organisiert jährlich zwei Konzerte. Er ist als Verein organisiert, wirtschaftlich unabhängig und selbstverantwortlich. Die Dirigentin ist angestellt, so dass auch HR-relevante Themen grosse Bedeutung haben.

Ich habe ehrenamtlich die Verantwortung für den finanziellen, administrativen und HR-Bereich. In dieser Rolle habe ich die gesamten Geschäftsprozesse, wie Buchhaltung, Rechnungs- und Inkassowesen, E-Mail, Kommunikation, Ablage der Dokumente, Einbindung der Webseite und Probenadministration digitalisiert.

Zuerst habe ich sämtliche Anforderungen der verschiedenen Vorstandsmitglieder eruiert und diese dann zusammen mit dem Gesamtvortand priorisiert. Dieser Anforderungskatalog war die Basis einer detaillierte Evaluation verfügbaren Online-Plattformen. Sieben verschiedene Plattformen wurden auf Ihre Eignung geprüft und daraus eine Empfehlung für den Vorstand erstellt.

Die gewählte Plattform habe ich für die Bedürfnisse des Vereins konfiguriert, die Rollen der verschiedenen Benutzer definiert, Schulungsunterlagen erstellt, zusammen mit der Medien-Beauftragten die Webseite des Vereins lanciert, notwendige historische Daten auf die Plattform importiert, alle Benutzer in die für sie relevanten Funktionen eingeführt und die Plattform erfolgreich zum Geschäftsjahreswechsel aktiviert.

Durch diese Online-Plattform sind viele «Reibungsverluste», die durch die separaten Einzellisten entstanden sind, merklich reduziert worden. Alle notwendigen Daten sind für die jeweiligen Benutzer einfach und schnell einsehbar. Mit der neuen Buchhaltung konnte das Inkasso verbessert und dadurch Stand der Debitorenausstände verringert werden.

Ziele und Kennzahlen

  • ERP-System evaluiert, eingerichtet und eingeführt
  • Verlässliche Budgetierung der Konzerte eingeführt
  • Reduktion der Schulden um 30% innerhalb eines Jahres
  • Erfolgreich Corona-Kurzarbeit beantragt
  • Aussagekräftigen Kontenplan erstellt
  • Inkasso (Kartenverkauf) effizient ungesetzt

Ab Juli 2017

Jahresumsatz 500’000 CHF

Zusammenarbeit mit fünf Personen im Vorstand

Kultur

«Eine der Grundvoraussetzungen für den Erfolg des Berner Bach Chors bildet die solide und gesunde wirtschaftliche Basis des Vereins. Die Zusammenarbeit mit weltbekannten Solisten und erstklassigen Orchestern stellt hohe Anforderungen an die Finanzierung von Konzerten.
Als Leiter des Ressort “Finanzen” nimmt Herr Müller-Siebert seine Aufgabe als Berater in allen finanziellen Belangen und mitentscheidendes Vorstandsmitglied vollumfänglich, fachlich kompetent und verantwortungsbewusst wahr. Er stellt auch die wichtigen unangenehmen Fragen, bringt Ideen ein und führt sie zum gemeinsamen Konsens.»
Markus Rindlisbacher
Präsident – Berner Bach Chor